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職場上的聰明人,不需要拼命工作
2022/09/19
2022/09/19

小佛爺說

在職場中,一味埋頭工作并不是最高效的做法。也許這樣顯得你很努力,但也可能會浪費很多時間。對管理者來說,如果團隊成員可以更聰明、而不是更拼命地工作,他們就能看到自己對組織的影響。確保員工感受到自身的貢獻很重要,這也是發揮其才能并留住人才的有效手段。

我的父母是印度移民,從小他們就向我灌輸遵守職業道德的理念。我看著他們長時間工作,堅持不懈地努力實現夢想。父親總是說:「低頭努力工作,再努力工作,就會獲得他人的認可。」

然而, 一味埋頭工作的建議在實際中并不總是適用。

初入職場時,我負責在每月高管會議上介紹公司品牌動態。我會花好幾個小時準備材料,一直工作到凌晨。但實際介紹時間從未超過10分鐘。一次因為喝了太多咖啡又睡眠不足,副總裁提問時我腦袋一片空白,結果在高管團隊面前直接呆住。

我工作是很努力,但做的事情不對。我很難擺脫過度準備和追求完美。我沒有職場導師,在無關緊要的細節上浪費了很多時間,提取分析了錯誤的數據,也沒有回答正確的問題。

有些人可能會說,這只是職業生涯中常犯的錯誤,從這些錯誤中吸取教訓有助于我們成為更好的管理者。但研究表明, 只有所犯錯誤接近正確答案時才有教育意義。這有助于我們學習并提高記憶力,保留正確信息,最終換個方式做事。

我不覺得過度準備和追求完美不正確,沒有上司告訴我要調整工作方式。如今作為曾協助指導,并管理數十人的管理者,我意識到自己可以避免團隊低效努力。以下三種方法有助于管理者幫助團隊更聰明地工作,而不僅僅是拼命工作。

集中精力完成重要工作

「我在幫客戶出售房屋時,要管理很多人,同時還要控制成本,」Compass公司的經紀人助理亞當·比柯夫(Adam Bickoff)告訴我,「作為團隊管理者,我必須確定項目范圍,設定嚴格的截止日期,不僅要管理產出,還要關注工作完成情況。歸根結底,我的工作是為客戶實現最大價值。我不能讓團隊幾個小時的努力白費。」

比柯夫確定房屋銷售范圍時,首先會根據客戶希望房屋掛牌的日期設定時間表。然后,他會為團隊明確列出必須完成的各項關鍵工作,包括房屋檢查、維修、深度保潔、搭建、舉辦開放日和展示,并指定完成每項工作大約所需時間。「我們會同時對接很多客戶,因此每一分鐘都很重要,不僅對我們來說如此,對客戶來說也一樣。我們別無選擇,只能聰明地工作。」

其實,比柯夫推動團隊聰明工作的流程也適用于除房地產外的其他行業。管理者應提前幫助團隊成員為大計劃設定明確的結束日期,為項目關鍵節點大致分配時間,如果成員為特定任務花費太多時間,則要提供指導。 如果團隊成員為錯誤的事情花費太多時間,可能在計劃的其余部分造成連鎖反應,影響關鍵結果。最后,管理者必須記住,提供有益的指導,與親自動手和事必躬親存在區別。

指導團隊停止追求完美主義

我的職業生涯中有太多次追求完美:為介紹會準備完美形象,花數小時起草、修改、重寫提交高管層的簡短郵件匯報新情況。我會花幾個小時更新項目清單,以便跟上司一條一條核對,然而到最后他根本不看。

管理者要防止團隊成員追求完美主義。 研究表明,追求完美不僅影響成功,還會導致工作倦怠并引發健康問題。人們之所以會說「我要辭職」然后揚長而去,工作倦怠是關鍵原因。指導團隊成員不要追求完美,是挽留人才的一個方法。

身為管理者,涉及完美主義時要適當打開自己的心理歷程,分享一下如何判斷重點,關注、從事重要且能對業務產生影響的事。鼓勵團隊成員為寫郵件、給演示文稿搜索圖片之類小任務設置倒計時。提醒同事可以犯錯誤;新聞稿里有錯字或是郵件忘加附件,并不會影響職業生涯。最后我們要記住,有時候完成比完美更重要。

幫助團隊在組織內部建立聯系

我在工作中一直很難開口求助。如果上司給我分配一項工作,我就認為自己有責任獨立完成。有個周末,上司臨時給我安排了個緊急任務——讓我盡快提供某個零售商的數據。結果我在周一早上發現,供應鏈部門的同事就有數據,而且他們也很樂意提供給我。

「我們作為管理者的工作,是幫助團隊成員在整個組織中建立聯系。」Lisap Milano USA首席營銷官索娜麗·派伊(Sonali Pai)告訴我。

她補充說:「從事營銷工作,千萬不能閉門造車,我們必須跟財務、采購和產品開發等職能部門密切合作。如果我們將工作分配給團隊,就有責任幫團隊跟一些同事建立聯系,因為我們正努力解決的某些問題,其他人可能早已知道答案。通過建立聯系,團隊就不必重復工作,也不會在錯誤的事情上浪費時間。」

正如派伊建議,我們要教會團隊尋求幫助,某些情況下要代表員工向他人求助。作為管理者,我們要了解其他部門正在進行的工作,哪些工作與我們的計劃有重疊,哪些可以作為補充。然后,我們可以為組織協同作出正確的事。

如果團隊成員可以更聰明、而不是更拼命地工作,他們就能看到自己對組織的影響。確保員工感受到自身的貢獻很重要,這也是發揮其才能并留住人才的有效手段。

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